نگاهي به جلسات شورای معلمان
مبنای کار سازمان های آموزشی مانند مدرسه "مشارکت" است . "مشارکت یعنی مجموعه اقداماتی که میزان نفوذ و مسئولیت کارکنان (معلمان ، دانش آموزان و اولیاء) را در فرایند تصمیم گیری ، از طریق تفویض اختیار در سطوح مختلف ، افزایش دهد و نوعی از مؤثرترین شیوه های برقراری روابط انسانی در سازمان ها حس مالکیت و تعلق را در افرادی که به شکلی با سازمان مربوط هستند بوجود آورد .1
معلمین (بالاخص در علوم پایه) در بسیاری از استانها بیش از هشت ساعت از ساعات روز خود را در مدرسه بسر می برند به همین دلیل بیشترین نیرو و انرژی را در آنجا صرف می کنند . با این وضع معلم خود
را عضوی متعلق و مؤثر می داند ، لذا هر کس دوست دارد که درمدرسه صاحب نظر باشد و در تصمیم گیریها و سازندگی آن سهیم باشد .یقینا هر مدیر مشارکت جو نیز می داند هر چه تصمیم ها با فکر و مشارکت افراد بیشتری گرفته شود از قوت ، استحکام و درستی بالاتری برخوردار می باشد . موضوعات و مسائلی که به نظر و رأی همگان گذاشته می شود ، اشتباهات کمتری دارد و به نسبت دخالت آرا و اندیشه دیگران ، دقیق تر و همه جانبه تر خواهد بود . از دید گاه اسلام نیز شورا ، اساس کار و سیاست مدیریت و رهبری است . آنجا که رسول رحیم اسلام دستور داشت در انجام امور با مؤمنان به مشورت بپردازد .
"و شاورهم فی الامر فاذا عزمت فتوکل علی الله ، ان الله یحب المتوکلین"2 یعنی با مردم در امور یا کارها مشورت کن و آنگاه که تصمیم گرفتی به خدا توکل کن که خداوند توکل کنندگان را دوست دارد . یا قرآن کریم
می فرماید :"انلزمکموها و انتم لها کارهون"3 آیا من شما را در حالی که اکراه دارید مجبور به انجام کاری می کنم ؟
معنی سخن پیامبر این است که آن حضرت نظر و رضایت افراد را در امور در نظر می گرفتند و کسی را به زور وادار به کاری نمی کردند . یا اختصاص سوره ای از قرآن با عنوان "شورا" ناشی از اهمیت مشورت در اسلام است .جلسات شوراها بطور اعم کانون بررسی نظرات، ایده ها و عقاید است و شورای آموزشی مظهر و محل اتخاذ تصمیمات گروهی است که حس مسئولیت پذیری ، مشارکت ، عضویت و تعلق فرد را به گروه تقویت می کند . همچنین شورا نمادی از رهبری ، تدبیر ، آزاد اندیشی و احترام به کرامت انسانی از سوی مدیر است .بدین ترتیب مدیران می توانند با تکیه بر اصول ، شورا های مدارس را تقویت کرده کارها و تصمیمات خود را بر پایه مشورت استوار سازند . مدیریت مبتنی بر مشارکت جویی می تواند مدرسه را در وصول به اهداف آموزشی و تربیتی یاری رساند . تلاش جهت جلب مشارکت فکری و عملی معلمان در برنامه ریزی مدیران خصوصا در سالهای اخیر مشهود است لیکن نکاتی از عوامل تأثیرگذار بر تشکیل شورای معلمان می توان یافت که از سوی صاحب نظران و مدیران مجرب قابل تأمل و بررسی بیشتر می باشد .
زمان :
زمان مناسب ، زمانی است که بتوان بیشترین بهره را از نیرو و انرژی افراد در راستای اهداف جلسه بدست آورد . شرایطی که افراد خسته نباشند یا کارها و مسئولیتهای دیگر آنها با شورا تداخلی نداشته باشد . معمولا تمام طول هفته به کلاس و درس و برنامه های اجرایی مدرسه اختصاص دارد و زمان یا ساعت معینی برای جلسات شورا پیش بینی نشده به همین دلیل، مدیران جدی و علاقمند نیز نمیتوانند برنامه ریزی دقیقی برای شوراهای خود داشته باشند . اگر مدیران خواسته باشند جلسات را در ساعات رسمی مدرسه قرار دهند دانش آموزان بلاتکلیف و سر گردان می شوند و معمولا مصلحت نمی دانند که آنها را به حال خود رها سازند . تعطیل کردن مدرسه نیز خود مشکلات دیگری از قبیل بی نظمی در رفت و آمد ، نبودن اولیا، درمنزل و غیره را در بر دارد . از طرف دیگر اگر شورا در ساعات غیر رسمی و خارج از ساعات کلاس تشکیل شود به دلیل اینکه معلمان خسته و کم حوصله هستند و عده ای از آنها نیز در بیرون از مدرسه گرفتاریهایی دارند ، اجبارا نمی توانند درمدرسه بمانند ، در نتیجه کار شورا مختل می شود .اعمال سلایق مدیران در زمان برگزاری شورای معلمان در شیوه ی اجرا و عمل به دستورالعمل ها به صورت متفاوت ، موجب شده که در اثر بخشی تشکیل شورای معلمان در رسیدن به اهداف مورد نظر جای تأمل وجود داشته باشد .به هر تقدیر ، نظر به اهمیت و ضرورت شورای آموزشی و تربیتی معلمان پیشنهاد می شود برنامه ریزان وسیاستگزاران وزارت متبوع در این امر مهم و حیاتی دقت نظر بیشتری به خرج داده و تشکیل جلسات را همان طور که جزء وظایف رسمی قرار داده اند ، به همین تربیت شرکت در جلسات شورا را با ایجاد زمینه های لازم از وظایف و مسئولیتها ی رسمی معلمان و دبیران به حساب آورند . مثلا شورای معلمان ماهی یک بار در برنامه هفتگی گنجانده شود . بدین ترتیب که با تنظیم برنامه و تغییراتی در ساعات مدرسه وکلاسها (تقسیم ساعات درسی آن روز) ، زمانی را به تشکیل شورای معلمان اختصاص دهند . در این صورت لازم است جدول زمانبندی تشکیل جلسات به اطلاع اولیاء و اداره متبوع رسانده شود . یا منظور کردن ساعتاضافه جهت حضور معلمان در جلسات خارج از وقت رسمی برای دبیران، خصوصا مقطع متوسطه و پیش دانشگاهی . (حداکثر 2 ساعت در ماه )
مکان :
یکی از عواملی که می تواند در ایجاد زمینه مناسب تشکیل شورا مؤثر باشد مکان برگزاری جلسات شورا است . معمولا کتابخانه یا اتاق دیگری که دارای ظاهری مطبوع و آرام باشد برای تشکیل جلسات ، مکانی مناسب است . از آنجا که شرکت در بحث و تبادل نظر معلمان مورد نظر است باید ترتیبی داد که بتوانند یکدیگر را در موقع تشکیل جلسه شورا ببینند . بهترین سبک ، دور هم نشستن است بطوریکه هیچیک از اعضای شورا اعم از معلم یا مدیر مجزا و دور نباشند . شکل ظاهری باید نشانی از وحدت و یگانگی باشد .
نحوه اداره جلسات:
با توجه به اینکه موفقیت و پیشرفت جلسات تا حد زیادی بستگی به مهارتی دارد که در اداره کردن جلسه بکار برده می شود لازم است مدیر یا یکی از اعضاء (با توجه به توانایی و مهارت) رئیس شورای معلمان شود .
وظایف رئیس شورا 4:
1. فراهم کردن محیطی آرام و دور از قیود اداری ، درعین حال آماده برای کار جدی
2. بهره گیری از روشهای دوستانه و ابراز خوشایندی از شرکت اعضای
3. بیان دستور جلسه و تذکرات و توضیحات لازم
4. ایجاد فرصت اظهار نظرکردن برای همه اعضای شورا ، و جلوگیری ازتسلط عده ای معین برشورای معلمان
5. هدایت صحیح جریان مذاکره و بحث پیرامون موضوع و دستور جلسه .
6. روشن کردن مفهوم و مقصود پرسشها یا برخی از مطالب طولانی که باعث رکود بحث و مذاکره شود .
7. بیان صریح مسایلی که باید در مورد آن تصمیم گرفت و جلب نظرات موافق یا مخالف اعضای شورا
8. جمع بندی مباحثات ونتیجه گیری از مذاکرات
9. مشخص نمودن تصمیمات و مسئول پی گیری مصوبه ها
10. مراقبت بر ثبت نظرات و مصوبه های جلسه
11. ایجاد فرصت برای استراحت و رفع خستگی
موارد قابل طرح درجلسه شورا 5 :
1. آشنایی با روشهای تدریس معلمان
2. معرفی کتابها ، مجلات و نشریه های جدید
3. سخنرانی صاحبنظران و مقامات علمی و اداری آموزش و پرورش
4. نمایش فیلم های آموزشی و تربیتی
5. رسیدگی به مسائل و موضوعات بر حسب شرایط و نیازهای خاص آموزشگاه
و به نظر میرسد :
6. آشنایی با آخرین دستورالعملها و بخشنامه های ارسالی اداره متبوع
7. تصمیم گیری در موارد خاصی که طبق آئین نامه اجرائی به عهده شورا است
8. مطالب یا مصوبه هایی که در جلسات "انجمن اولیاء و مربیان" و "شورای دانش آموزی" ارائه و اتخاذ
شده و لازم است جهت بررسی توسط نماینده شورا یا اعضای انجمن به اطلاع دبیران رسانده و تصمیمات
مشترک اتخاذ گردد .
9. بررسی علل افت تحصیلی دانش آموزان و برنامه ریزی برای رفع آن
10. تعیین میزان و چگونگی تکالیف درسی دانش آموزان در اوقات فراغت
و….
علل رکود جلسات شورای معلمان 6:
1. عدم باور برخی از مدیران به تأثیر شورا
2. عدم برنامه ریزی و کم محتوائی جلسات (نداشتن دستور جلسه و آماده نبودن مدیر)
3. عدم اداره صحیح و مؤثر جلسات
4. عدم رعایت نظم و انضباط از سوی برخی از مدیران
5. مناسب نبودن زمان و مکان برگزاری جلسه
6. عدم ارائه گزارش از اقدامات انجام شده و نتایج بدست آمده در جلسات شورا
7. عدم توجه به توانایی معلمان و متکلم الوحده بودن مدیر
8. عدم وجود وسایل پذیرایی و جاذبه های لازم برای تشکیل و ادامه جلسات
و می توان اضافه نمود که :
1. عدم باور بعضی از معلمان به تأثیر حضور آنان در جلسات
2. عدم وجود انگیزه و رغبت کافی در معلمان برای شرکت در جلسات
3. مشغله معلمان به دلایل مختلف اقتصادی
4. عدم نظارت لازم از سوی ادارات در خصوص تشکیل و کیفیت جلسات
5. عدم نتیجه گیری محسوس از تصمیمات جلسات در روند آموزش و پرورش آموزشگاه
6. عدم تمایل به کار گروهی و گرایش به فرد گرایی در مدارس
پیشنهاداتی در کیفیت بخشی جلسات شورا :
1. شرکت کنندگان در جلسات فرصت داشته باشند که در تهیه دستور جلسات شرکت کنند .
2. تسهیلات لازم و کافی و راحت پیش بینی شود .
3. زمان و مکان مناسب انتخاب شود .
4. افراد فرصت بیان نقطه نظرات خود را داشته باشند .
5. نظر افراد در تصمیمات ملحوظ شود .
6. از وسایل سمعی و بصری مناسب استفاده شود .
از نظر دکتر سید محمد میرکمالی8 :
رعایت نکات زیر در بهره گیری درست از جلسات و شوراهای آموزشی اثر چشمگیری در فرایند تشکیل جلسات دارد :
1. اگر مطمئن هستید که به اندازه کافی برای بحث و اداره جلسه موضوع و مطلب دارید جلسه را تشکیل دهید .
2. بدانید که آمادگیهای قبل از تشکیل جلسه کمتر از خود جلسه نیست .
3. در نظرگرفتن ویژگیها و آمادگیهای شرکت کنندگان شرط لازم تشکیل جلسه است .
4. برای همه شرکت کنندگان جهت اظهارنظر فرصت مساوی قائل شوید .
5. همدلی و همکاری شرکت کنندگان از شرایط اثر بخش جلسات است .
6. سعی کنید بی طرف باشید . از قدرت خود برای تحت الشعاع قرار دادن جلسه و اظهار نظر ها استفاده نکنید .
7. به شرکت کنندگان طوری آزادی بدهید که بتوانند آزادانه و به طور شفاف نظرات خود را بیان کنند.
8. در صورتجلسه یا گزارش تنظیمی همه موارد تصمیم گرفته شده را بگنجانید .
9. از روشهای برانگیزنده دراداره جلسه استفاده کنید .
10. در صورت امکان و برحسب اقتضای جلسه ، به بعضی از افراد مسئولیتهائی برای بررسی یک موضوع و ارائه گزارش محول کنید .
11. در بحث ها ، ارائه اطلاعات و نتیجه گیری از روش حل مسأله استفاده کنید .
12. تا می توانید از اسناد ، مدارک ، فیلم ، چارت و نظایر آن استفاده کنید .
13. بدانید که پی گیری اجرای تصمیمات ،جزو جدائی ناپذیر اداره جلسات است .
راهکارهایی که در این راستا می تواند مؤثر باشد :
1. بهسازی نگرش مدیران نسبت به اهمیت مشارکت و نقش مثبت آن در سازمان
2. بهسازی نگرش کارکنان و معلمان نسبت به نقش مؤثر آنان در فرآیند تصمیم سازی و تصمیم گیری
3. آموزش مدیران و ایجاد تقویت مهارت های روابط انسانی
4. آموزش تئوری و کارگاهی برای مدیران و معلمان درجهت فعال سازی جلسات
5. در نظر گرفتن زمان و مکان مناسب
6. شرکت مدیران رده های بالا در جلسات و نظارت بر کیفیت جلسات
7. پی گیری مصوبه های جلسات و باز خورد مناسب و اطلاع رسانی از نتایج اقدامات صورت گرفته
8. گنجانیدن شاخص هایی در فرم ارزشیابی مدیران و معلمان
9. تقدیر از معلمان و مدیران مشارکت جو و فعال در جلسات شورا ، مدیران و هفته گرامیداشت مقام معلم
10. جلب مشارکت کارکنان با توجه به نیاز ها و احساسات همکاران و بیان عواطف و احساسات مثبت و مؤثر نسبت به عملکرد آنان و . . .
نتیجه اینکه :مشارکت فرآیندی است که از مناظر فلسفی ، اجتماعی ، مدیریت و روانشناسی دارای پشتوانه های قوی اعم از نظری ، عملی و تجربی می باشد .هر چند برای فراگیری ، تعمیق و مطلوبیت "مشارکت" به خصوص در دهه های اخیر در کلیه ی سازمان هاو سطوح مختلف جامعه ، حرکت های مؤثری شده است لیک در آموزش و پرورش تا حد انتظار ، خلاء و فاصله هایی وجود دارد که نیاز به اقدامات مؤثر و مطلوبتری می باشد . انرژی فکری و معنوی نهفته در خیل عظیم معلمـان و اعتقاد ما به این باور ، ایجـاب می کند که در به کارگیری و استفاده بهینه از آن ، در زیر ساخت های توسعه ، تا نهادینه شدن مشـارکـــــت "شورای معلمان" برنامه های کار آمد و اثر بخش با سطوح بالا تدارک و به مورد اجرا گذاشته شود .
چگونگی کیفیت بخشیدن به شوراهای آموزشگاهی
امروزه نيز ثابت شده كه شوراها، مهمترين وسيله براي مديران است، زيرا به وسيله آن مي توانند از كاركردهاي سازمان (نقاط قوت و ضعف) اطلاع يابند و تمهيدات لازم را براي رفع نقاط ضعف و تقويت نقاط قوت به كار گيرند.
همان طور كه مي دانيد بازسازي و نوسازي دانش و اطلاعات معلمين از وظايف مهم مديريت آموزشي است.
هر مدير آموزشي لازم است ضمن انجام فعاليت هاي مختلف به آموزش نيروي انساني خود توجه و اهتمام خاص بورزد. آموزش ضمن خدمت از اساسي ترين نيازهاي آموزش و پرورش جامعه است. در حال حاضر آنچه تحت عنوان آموزش ضمن خدمت ناميده مي شود كلاس ها و جلساتي خارج از محيط كار و با شرايطي كاملا غيرطبيعي و دور از واقعيت ها و مشكلات محيط كار است. در حالي كه آموزش ضمن خدمت مجموعه آموزش هايي است كه فرد را با دانش و علوم جديد آشنا كند و در حل مشكلات شغلي توانمند سازد.آموزش ضمن خدمت در مدارس مي تواند با مخارج بسيار كم و به طور ملموس در شكلهاي مختلف ارائه گردد كه يكي از آنها جلسات شوراي آموزگاران است كه در بسياري از كشورهاي جهان از اهميت و ارزش خاصي برخوردار است. در طي اين جلسات بسياري از مشكلات مدرسه، معلمين و دانش آموزان حل مي شود و بر دانش و اطلاعات حرفه اي معلمين افزوده مي گردد. شورا ي معلمان تشكلي است جهت شناخت روحيات و تبادل دانش و اطلاعات و به ما مي فهماند كه تا چه حد از اهداف و برنامه ها و شيوه تدريس و محتواي كتاب هاي درسي آگاهيم. شورا افراد را به يكديگر نزديك مي كند و انسان به گروه و آموزشگاه احساس تعلق مي كند.
از ديگر فوايد شوراي آموزگاران مي توان فعال كردن نظام آموزشي و بهره گيري از توانمنديهاي اشخاص و بالابردن كيفيت كارآيي نيروي آموزشي و نيز حل مشكلات تحصيلي و دشواري هاي فردي و گروهي نام برد.
اهميت و ضرورت شوراها را به راحتي مي توان در قرآن يافت. آنجا كه پيغمبراكرم(ص) كه اشرف مخلوقات بوده و با علم خدايي اش از تمام امور اين دنيا و آن دنيا آگاه بوده است به خاطر اهميت دادن به شوراها در هر امري با اصحاب مشورت مي كردند.
امروزه نيز ثابت شده كه شوراها، مهمترين وسيله براي مديران است، زيرا به وسيله آن مي توانند از كاركردهاي سازمان (نقاط قوت و ضعف) اطلاع يابند و تمهيدات لازم را براي رفع نقاط ضعف و تقويت نقاط قوت به كار گيرند. بنابراين، براي آن كه يك مدير بتواند از شوراهاي مدرسه خود حداكثر بهره را داشته باشد بايد به نكات زير توجه كند:
فايده شوراها
1- شوراهاي مدرسه محل خوبي براي شناخت، ارائه راه حل و ايجاد روحيه همكاري بين همكاران مدرسه است.
2- شوراهاي مدرسه وسيله خوبي براي تبادل اطلاعات، افكار و انديشه ها است.
3- شوراهاي مدرسه، محلي براي بازگو كردن، تجزيه و تحليل و بررسي اهداف تعليم و تربيت در كل و اهداف و مشكلات مدرسه در جز مي باشد.
4- شوراهاي مدرسه، عامل مهمي براي افزايش معلومات و مهارت هاي معلمان است.
5- شوراهاي مدرسه به روشن شدن و تعيين حدود و مسئوليت ها در مدرسه كمك مي كند.
6- شوراهاي مدرسه، نوعي احساس و قبول مسئوليت، اعتماد به نفس و رضايت شغلي براي معلمان به وجود مي آورد.
7- شوراهاي مدرسه، محل مناسبي براي ارتقاء سطح كار گروهي و تمرين مشاركت در مدرسه است.
8- شوراهاي مدرسه، وسيله پرارزشي براي هدايت و راهنمايي معلمان جوان و آماده سازي معلمان جديد استخدام است.
9- شوراهاي مدرسه، بهترين مركز آموزش ضمن خدمت به حساب مي آيد.
10-شوراهاي مدرسه، با مطرح كردن مسائل جديد و نو مي تواند باعث افزايش سطح خلاقيت و نوآوري معلمان و كاركنان مدرسه شود.
11-شوراهاي مدرسه، باعث رشد شخصيت، خود رهبري، اعتماد به نفس و بلوغ فكري افراد
مي شود.
زمان و مكان و امكانات
12- زمان شروع و خاتمه جلسات بايد از قبل مشخص، و به اطلاع شركت كنندگان برسد.
13- جلسات شورا، بايد رأس ساعت شروع و خاتمه يابد.
14- زمان جلسات نبايد به حدي باشد كه باعث خستگي شركت كنندگان شود.
15- حتي المقدور از گذاشتن جلسات در روزهايي كه بعد از آن تعطيلي وجود دارد، خودداري شود.
16- مكان جلسات بايد از قبل مشخص باشد و آدرس آن به اطلاع مهمانان خارج سازمان رسانده شود.
17- مكان جلسات، بايد فضاي كافي و متناسب با تعداد اعضاي شركت كننده داشته باشد.
18- مكان جلسات، بايد از امكانات لازم مانند صندلي، ميز، وسايل سمعي و بصري و... برخوردار باشد.
19- مكان جلسات، بايد از نظر روشنايي، درجه حرارت، رنگ و تميزي در حد مطلوب باشد.
20- جلسات نبايد در مجاورت خيابان ها و يا مكان هاي پرسرو صدا تشكيل شود.
21- در صورت لزوم امكانات لازم از قبيل كاغذ، خودكار و... در اختيار شركت كنندگان قرار گيرد.
22- طرز قرارگرفتن شركت كنندگان در جلسه، بايد به صورتي باشد تا ارتباط كلامي و ديداري بين اعضا به راحتي برقرار شود.
23- در صورت امكان، جلسات در مكان هاي مختلف برقرار شود، زيرا اين امر تنوعي براي جلسات و انگيزه اي براي شركت كنندگان است.
24- بايد پذيرايي مناسب از شركت كنندگان در جلسات مهيا باشد.
25- مكان جلسه بايد در جايي باشد تا از رفت و آمد بي مورد افراد به دور باشد و غيراز شركت كنندگان، كسي به آن مكان رفت و آمد نكند.
26- ريز برنامه هاي شورا، بايد از قبل مشخص و در اختيار شركت كنندگان قرار گرفته يا درجاي مشخص نصب شود.ويژگي هاي موضوع هاي جلسات
27-موضوع يا موضوع هاي جلسه، بايد از قبل مشخص و در اختيار شركت كنندگان قرار گيرد تا آنها بتوانند با مطالعه عميق و علمي خود، فعالانه در جلسات شركت كنند.
28- موضوع هاي جلسه بايد طوري مطرح شود تا رغبت و انگيزه افراد حاضر در جلسه را به خود جلب كند.
29- موضوع هاي طرح شده بايد مرتبط با مشكلات موجود بوده و بتواند رفع مشكل كند.
30- موضوع هاي مطرح شده، بايد با زمان بروز مشكلات متناسب باشد.
31- موضوع مطرح شده بايد به دانسته هاي حاضران بيافزايد تا بتوانند به وسيله آن مشكلات خود را كم يا حل كنند و نيز وقت خود را تلف شده ندانند.
32-سطح و بار علمي جلسه بايد به گونه اي باشد كه تمامي اعضا بتوانند از آن بحث استفاده كنند.
33- در صورت تخصصي بودن بحث، از امكانات و توضيحات لازم براي روشن شدن موضوع بهره گرفته شود.
34- موضوع هاي مطرح شده بايد به گونه اي باشد كه در پايان جلسه بتوان آنها را جمع-بندي نموده و از آنها نتيجه-گيري كرد.
35- تنوع موضوعات مطرح شده، بايد به حدي باشد كه از اغتشاش ذهني شركت كنندگان جلوگيري شود.
36- بايد از وسايل كمك آموزشي مختلف، براي تفهيم و جذابيت موضوع استفاده شود.
37-موضوعات مطرح شده به گونه اي باشد كه علاوه بر حل مشكلات، باعث افزايش سطح كيفي و كمي دانش و مهارت هاي معلمان شود.
38- موضوعات مطرح شده بايد به گونه اي باشد كه در بالا بردن خلاقيت و ابتكار شركت كنندگان موثر باشد.
39- لازم است مسائل اجرايي و تذكرات در پايان جلسات طرح شود تا مانعي براي بحث هاي اصلي جلسه بوجود نيايد.
40- از بحث موضوعات تكراري، سطحي و خسته كننده خودداري شود.
41- منابع مورد استفاده موضوعات، توسط سخنران، مشخص شود تا در صورت لزوم شركت كنندگان بتوانند جهت مطالعه عميق تر به آنها مراجعه كنند.
42- مطالب مورد بحث در جلسه طوري مطرح شود كه از حيطه قدرت تصميم گيري خارج نباشد.وظايف رئيس يا اداره كننده جلسه
43- اداره كننده جلسه، بايد زودتر از سايرين در جلسه حضور داشته باشد.
44- بايد راس ساعت مقرر، جلسه را شروع كند.
45- خود به موضوع جلسه آگاهي كافي داشته باشد و مطالعه كند تا بتواند ضمن اداره جلسه، فرصت هاي مناسب را نيز جهت ارائه نظرات ديگران ايجاد كند.
46- خوش برخورد، با حوصله، بي طرف، مجرب و داراي ظرفيت باشد.
47- به نظرات و فرد گوينده توجه كامل داشته باشد و با دقت به اظهارات آنها گوش كند.
48- به همه افراد جلسه وقت اظهارنظر بدهد.
49- فضايي را به وجود آورد تا همه اعضا به راحتي بتوانند اظهارنظر بكنند.
50- از جدل و بحث هاي دو يا چند نفره كه موجب اتلاف وقت مي شود، جلوگيري كند.
51- از بحث هاي مطرح شده يادداشت بردارد تا بتواند از آنها براي اداره كردن بحث كمك بگيرد.
52- توانايي جمع بندي مسائل مطرح شده را داشته باشد.
53- از تمسخر افراد يا نظريات آنها حتي به شوخي جلوگيري كند و اجازه ندهد جلسه به شوخي هاي دوستانه تبديل شود.
54- از سخنراني بي مورد خود يا فرد ديگري كه از بحث خارج شده به طور مودبانه جلوگيري كند.
55- نبايد نظر يا نظرهاي عده اي را تاييد و نظر يا نظرهاي عده ديگر را رد كند.
56- بايد با تمهيدات لازم، از برخوردهاي بين اعضا جلوگيري كند و هرجا لازم است متذكر شود كه همه در ابراز عقايد خود پيرامون بحث، آزادند.
57- نقش ميانجي را داشته باشد و به مسائل بوجود آمده دامن نزند.
58-به انتقادهاي سازنده افراد احترام بگذارد و از انتقادهاي مخرب جلوگيري كند.
59- با ايجاد انگيزه، همه اعضا را درگير بحث كند تا ديگران از نظرات همه مطلع شوند.
60- با توجه به زمان، طوري برنامه ريزي كند كه موضوعات مطرح شده به نتيجه گيري بيانجامد.
61- نبايد اجازه دهد خود يا فرد ديگري متكلم وحده باشند.
62- نبايد با توجه به سمت خود، نظر و عقيده اش را به ديگران تحميل كند.
63- نبايد با توجه به موقعيت خود آمرانه صحبت كرده يا امر و نهي كند.
۶۴- بهتر است به منظور ايجاد انگيزه و اشتياق به اظهارنظر و درگير شدن همه حاضران در بحث، پس از شنيدن نظريات (مخالف يا موافق) از آنها تشكر كند .
۶۵- نبايد جلسه را زودتر از سايرين ترك كند و يا در وسط جلسه رفت و آمد كند.
66- بايد به موقع ختم جلسه را اعلام كند مگر اين كه حاضران به ادامه آن راغب باشند.
وظايف شركت كنندگان در جلسه
۶۷- شركت كنندگان، بايد حداقل پنج دقيقه قبل از شروع جلسه در محل حضور به هم برسانند.
۶۸- شركت كنندگان، بايد دستور جلسه را از قبل مطالعه كرده و فعالانه در بحث شركت كنند.
۶۹- بايد با مطالعه پيرامون موضوع يا موضوعات جلسه، با آگاهي لازم در جلسه شركت كنند.
۷۰- وقت جلسه را مغتنم شمرده و از جلسه حداكثر استفاده را ببرند.
۷۱- همان طور كه دوست دارند هنگام صحبت به آنها توجه شود و سخنانشان را گوش دهند، آنها نيز بايد با توجه كامل به سخنان ديگران گوش دهند.
۷۲- شركت كنندگان، بايد نظم جلسه را رعايت كنند و سعي نكنند با شوخي هاي بي مورد نظم جلسه را به هم بريزند.
73- با مطالعه علمي درباره مطالب يا موضوعي كه به عهده گرفته اند، مطالب پرمحتوا و غني را ارائه كنند.
۷۴- از سخنراني كردن بپرهيزند و با توجه به وقت خود، نكات اساسي و اصلي بحث را عنوان كنند.
۷۵- از بحث هاي بي مورد، حاشيه اي، جدل و يا شوخي دوستانه خودداري كنند.
۷۶- فرصت بحث كردن را به ديگران بدهند و بدانند كه وقت جلسه براي همه است.
77- از انتقادهاي بي جا، جبهه گيري و دشمني با نظر يا شخص خاصي خودداري كنند.
۷۸- از تمسخر ديگران خودداري كنند و به عقايد آنها، حتي اگر خلاف نظر خودشان بود، احترام بگذارند.
۷۹- ديدي باز داشته و پذيراي عقايد ديگران باشند و در ارتباط با عقايد خود، در صورت اثبات نادرستي آنها پافشاري نكرده و اصرار نورزند.
۸۰- در صورتي كه نظرهايشان در سخنراني مورد انتقاد ديگران قرار گرفت، ناراحت نشوند و نظم جلسه را به هم نزنند.
۸۱- نبايد قصد تحميل عقيده خود را به ديگران داشته باشند.
۸۲- براي روشن شدن بحث خود، از مثال هاي مختلف، توضيحات لازم و يا وسايل كمك آموزشي استفاده كنند.
۸۳- از بحث هاي ديگران يادداشت بردارند تا بتوانند از آنها براي ارائه نظريات خود استفاده كنند.
۸۴- تجربيات موفق خود را براي ديگران مطرح كنند تا معلمان تازه كار و ديگران از آنها استفاده كنند.
۸۵- از طرح يا توضيح مطالب تكراري در جلسه خودداري كنند.
۸۶- شركت كنندگان، نبايد مقام و موقعيت شغلي و علمي خود را به منظور تحميل عقيده و يا مطرح كردن خود بيان نمايند.
۸۷- بايد به تصميماتي كه در جلسه گرفته مي شود، احترام بگذارند و خود را مسئول پيگيري و انجام آن بدانند.
88- تا پايان جلسه و تهيه و تنظيم صورتجلسه و امضاي آن، در محل جلسه حضور داشته باشند.
۸۹- صورتجلسه بايد همان موقع يا بلافاصله پس از خاتمه جلسه تنظيم شود تا نكات مهم بحث فراموش نشود.
۹۰- تمام مسائل و نظرهاي موافق و مخالف مطرح شده در شورا بايد در صورتجلسه آورده شود.
۹۱- نكات قيد شده در صورت جلسه بايد روشن و واضح باشد تا تصميم گيرنده به سادگي بتواند تصميم بگيرد و مجري نيز بتواند به خوبي تصميمات را به اجرا درآورد.
۹۲- حاصل تجزيه و تحليل بحث ها و نظرهاي اعضاي شركت كننده بايد در قسمت نتيجه صورتجلسه ذكر شود و تصميمات گرفته شده نيز در قسمت مربوط به خود در صورتجلسه قيد گردد.
۹۳- بايد نام مجريان تصميمات گرفته شده، در صورتجلسه قيد گردد تا آنها خود را موظف به پيگيري و انجام آنها بدانند و نيز محلي در صورتجلسه براي ثبت نتايج پيگيري و اقدامات انجام شده در ارتباط با تصميمات، در نظر گرفته شود.
۹۴- اسامي حاضرين و غايبين در صورتجلسه قيد گردد. پس از خاتمه جلسه نيز، متن صورتجلسه براي حاضران قرائت شود.
95- صورتجلسه بايد به امضا حاضران برسد تا ضمانت اجرايي پيدا كند.
۹۶- تصميمات گرفته شده، بايد واضح، مناسب، قابل قبول، راهگشا و قابل اجرا باشد.
۹۷- بايد جوابگوي مسائل آني و آتي مدرسه باشد.
۹۸- تصميم گيرنده، بهتر است اعضاي جلسه را در تصميم گيري دخالت دهد تا آنها رغبت بيشتري به پيگيري و انجام آنها داشته باشند و از ارائه مواردي كه تصويب آنها از پيش معلوم است، خودداري كند.
99- براي هر يك از تصميمات گرفته شده، يك يا چند نفر مجري انتخاب مي شود تا مسئوليت پيگيري و به انجام رساندن آنها را به عهده گيرند.
۱۰۰- پيگيري لازم، جهت حصول نتيجه و نيل به هدف، بايد انجام شود.
شورای دیگری که در آموزشگاه وجود دارد شورای پیشنهادات است که ترکیبی از اعضای زیر می باشد .
شورای پیشنهادات
به منظور نقد و بررسی پیشنهادات ارائه شده توسط معلمان شورای پیشنهادات تشکیل می گردد که در صورت تایید پیشنهاد عنوان شده در شورا ، آن پیشنهاد در سطح مدرسه اجرا می گردد .
- اعضای شورا :
1. مدیر مدرسه
2. نماینده معلمان
3. معاون پرورشی
4. معاون مدرسه
5. یکی از معلمان به عنوان دبیر شورا
منابع :
1- سید محمد میر کمالی ، فصلنامه تعلیم و تربیت ، ص 10
2- قرآن کریم ، سوره آل عمران ، آیه 159
3- قرآن کریم ، سوره هود ، آیه 28
4- دکتر سید حسین میر کمالی - روابط انسانی در آموزشگاه
5- همان
6- همان منبع
7- ماریون هینز ، روشهای مؤثر در اداره جلسات ، ترجمه مهدی ایران نژاد پاریزی
8- سیدمحمد میرکمالی ، روابط انسانی در آموزشگاه
رئيس سازمان آموزش و پرورش استان اردبيل: 
